در این مقاله به معرفی ویژگی های نرم افزار حسابداری مناسب برای سازندگان ساختمان می پردازیم. بر اساس تجربیات و با بررسی نحوه عملکرد شرکتها و اشخاص فعال در زمینه ساخت و ساز و پیمانکاری، یک نرم افزار حسابداری ساخت و ساز باید ویژگی های زیر را دارا باشد:
تعداد پروژه ها در نرم افزار حسابداری ساختمان سازی
مهمترین نکته برای سازندگان ساختمان و سایر مشاغلی که با ساخت و ساز مرتبط هستند این است که آنها در پروژه های مختلفی مشغول به کار هستند و یا ساختمان های متعددی در دست اجرا دارند. بنابراین یک نرم افزار حسابداری ساختمانی (ساخت و ساز) باید توانایی ثبت و ضبط اطلاعات چند پروژه به صورت همزمان و یا پروژه های غیر همزمان را دارا باشد. از طرفی هر پروژه دارای چندین قرارداد با کارفرما و پیمانکاران مختلف می باشد یک نرم افزار جامع باید بتواند این قراردادها را نیز مدیریت نماید.
مدیریت مراحل ساخت و تکمیل پروژه
نکته دیگری که برای اغلب سازندگان حائز اهمیت است این است که آنها مایلند بدانند ساخت هر مرحله از پروژه چقدر هزینه داشته است؟ مثلاً هزینه فونداسیون چقدر بوده یا در کل مرحله گچ کاری چقدر هزینه شده است؟ همچنین مشخص باشد که هزینه هر مرحله شامل چه ترکیبی از مصالح، دستمزد و سایر هزینه ها بوده است؟ بنابراین نرم افزار حسابداری ساختمانی مناسب باید این مورد را نیز برآورده کند.
ثبت مقدار و متراژ کارکرد پرسنل و مانده حساب آنها
مدیران پروژه های ساختمانی با افراد زیادی اعم از پیمانکاران، کارگران، رانندگان و سایر پرسنل سر و کار دارند لذا ثبت میزان کارکرد پیمانکاران و کارگران از اهمیت خاصی برخوردار است. نکته مهمی که وجود دارد این است که میزان کارکرد پیمانکاران، کارگران و پرسنل باید بر اساس تعداد روز، متراژ و ساعت کارکرد باشد تا محاسبه مبلغ کارکرد و تسویه حساب با طرف حسابها به سادگی انجام گیرد. بسیاری از سازندگان و پیمانکاران همواره با مشکل محاسبه مانده حساب کارگران و پیمانکاران مواجه هستند و بعضاً ساعت ها وقت صرف پیدا کردن میزان کارکرد و مبالغ پرداختی به یک کارگر یا پیمانکار می نمایند.
ثبت و گزارش گیری از خرید، مصرف و موجودی کالاها
خرید و تامین کالا و مصالح ساختمانی جزیی جدایی ناپذیر از کار پیمانکاران، مدیران پروژه و سازندگان ساختمان است. بنابراین ثبت دقیق خریدها و میزان کالا و مصالح ورودی به پروژه بسیار حائز اهمیت می باشد. همچنین ثبت خروجی کالاها اعم از مصرف و انتقال کالا بین پروژه ها نیز باید به دقت انجام گردد تا موجودی کالا یا مصالح پای کار همواره مشخص باشد. در پروژه های بزرگتر، گزارش دقیق از موجودی مواد و مصالح در انبارها برای ثبت سفارش های بعدی دارای اهمیت است. یک نرم افزار حسابداری مناسب برای ساختمان سازی باید امکان معرفی انبارهای متعدد و گزارش از موجودی کالای آنها را نیز داشته باشد.
ثبت دقیق دریافت ها و پرداخت ها و امور مالی
ثبت دریافت و پرداخت ها بر اساس نوع آنها (نقد، کارت به کارت، تنخواه، چک و ...) یادآوری سررسید چکها یکی از نیازهای اصلی هر کسب و کاری است. تعداد زیادی از پرداخت ها بویژه به کارگران و پیمانکاران جزء بصورت علی الحساب یا مساعده انجام می شود. همچنین ممکن است دریافت هایی نیز بصورت پیش دریافت یا علی الحساب دریافتی وجود داشته باشد. یک نرم افزار حسابداری ساخت و ساز خوب باید امکان ثبت این نوع پرداخت ها و دریافت ها و مدیریت آنها را نیز دارا باشد. گزارش موجودی حسابهای بانکی و چک های دریافتی و پرداختی یکی از مهمترین گزارش های مورد نیاز مدیران پروژه است. همچنین ثبت شماره کارت یا شماره حساب بانکی کارگران و پیمانکاران و شماره پیگیری پرداخت نیز نکته مهمی است که به حل اختلافات مالی کمک می کنند.
نگهداری حساب شرکاء در نرم افزار ساخت و ساز
به دلیل هزینه های بالای ساخت و ساز، سازندگان ساختمان معمولاً به صورت شراکتی کار می کنند. مشارکت در ساخت یکی از حالات معمول در ساختمان سازی است. همچنین شراکت درصدی یکی دیگر از حالات رایج ساختمان سازی است. یک نرم افزار حسابداری ساخت و ساز باید بتواند حسابهای شرکاء اعم از واریزها و برداشت ها و حتی خرجکردهای مستقیم شرکاء در پروژه را ثبت و گزارشگیری نماید.
ثبت و نگهداری حساب تنخواه داران
سازندگان ساختمان در بسیاری از مواقع از یک مدیر پروژه یا بعضاً از یک تنخواه دار جهت رسیدگی به امور کارگاه استفاده می کنند. یک نرم افزار حسابداری ساختمان سازی باید توانایی مدیریت تنخواه ها و نحوه خرجکرد آنها را داشته باشد. همچنین این نرم افزار حسابداری علاوه بر اینکه کل گردش حساب تنخواه را گزارش می دهد، باید بتواند خرجکردهای هر تنخواه پرداختی را نیز رهگیری نماید. طبیعتاً گزارش گیری حساب تنخواه به تفکیک تاریخ و پروژه نیز امری ضروری برای واحد حسابداری است.
ثبت پیش فروش و سفارش های مشتری در ساختمان سازی
بسیاری از خریداران ساختمان علاقمند به سفارشی سازی واحد خود هستند مثلاً میخواهند از یک مارک خاص از کاشی یا سنگ استفاده کنند لذا خرید و اجرای این موارد را به عهده سازنده می گذارند. نرم افزار حسابداری ساختمانی باید علاوه بر ثبت فروش و پیش فروش واحدها، توانایی ثبت موارد سفارش شده را داشته باشد و میزان پرداخت ها و بدهی خریدار را تعیین نماید. نرم افزار باید بتواند وضعیت واحدهای تولیدی اعم از مسکونی، اداری و تجاری را گزارش دهد.
ذخیره تصاویر و پیوست ها در نرم افزار حسابداری
یکی دیگر از امکانات مورد نیاز در نرم افزار حسابداری ساخت و ساز، امکان ذخیره انواع پیوست های مرتبط با سند و پروژه است که برای پیگیری و مستندسازی امور پروژه ضروری هستند.
امکان محاسبه قیمت تمام شده کل و بهای تمام شده هر متر مربع پروژه
مدیران پروژه علاوه بر مدیریت زمان، همواره به دنبال افزایش کیفیت و کاهش هزینه هستند یکی از ابزارهایی که می توان بوسیله آن، بهینه بودن مبالغ هزینه شده را سنجید، استفاده از آمار و ارقام پروژه های قبلی می باشد. مثلاً مدیر پروژه باید قیمت تمام شده یک متر مربع پروژه را بداند و یا به صورت ریزتر باید قیمت تمام شده یک متر مربع سیمانکاری یا کاشی کاری یا سیمانکاری و ... را بداند و در هر پروژه این قیمت را با اطلاعات قبلی خود انطباق داده و در صورت اختلاف چشمگیر، دلیل آن را بررسی نماید.
نرم افزار حسابداری پروژه ای ممیز نرم افزاری با امکانات ویژه برای ساخت و ساز ساختمان، پیمانکاری و پروژه که با گزارش های بسیار دقیق، انتخاب مناسبی جهت حسابداری ساختمان سازی و پیمانکاری می باشد. شما می توانید با دانلود نسخه آزمایشی نرم افزار حسابداری ساختمانی، پیمانکاری ممیز از نحوه عملکرد این نرم افزار اطمینان حاصل کنید.
سوالات پر تکرار
آیا برای کار با نرم افزار باید اطلاعات حسابداری داشته باشیم؟
خیر. نرم افزار به گونه ای طراحی شده که هم برای حسابداران و هم غیر حسابداران قابل استفاده بوده و کاربری ساده ای داشته باشد. بصورت پیش فرض کدینگ ساختمان سازی و پیمانکاری در نرم افزار وجود دارد ضمن اینکه کدهای مورد استفاده بصورت خودکار توسط سیستم تخصیص داده می شود و شما صرفا عناوین پروژه ها، هزینه ها، حسابها و اشخاص را معرفی می کنید.
آیا امکان ثبت چندین پروژه و معرفی مراحل ساخت آن ها وجود دارد؟
بله. هیچ محدودیتی در معرفی پروژه ها وجود ندارد و می توان مراحل ساخت (ساختار شکست) پروژه را نیز بصورت نامحدود و چند سطحی معرفی نمود. مثلاً مرحله نازک کاری شامل، سنگ کاری، کاشی کاری، نقاشی و ... است شما می توانید علاوه بر مشاهده میزان هزینه های نقاشی و کاشی کاری و ... میزان هزینه های کل مرحله نازک کاری یا سفت کاری و ... را نیز مشاهده کنید.
آیا امکان معرفی هزینه ها و کالاها بصورت چند سطحی وجود دارد؟
بله. همه این موارد بصورت چند سطحی و اصطلاحاً درختی معرفی می شوند و می توان در صورت نیاز از 1 تا 9 سطح هزینه و کالا معرفی نمود. مثلاً هزینه مصالح > هزینه آهن آلات > هزینه میلگرد
آیا امکان ثبت کارکردهای کارگران و پیمانکاران وجود دارد؟
بله. کارکردها با واحدهای مختلف اعم از روزمزد، متراژ (متر طول، متر مربع، متر مکعب و ...)، کنترات و سرجمع، ماهیانه و ... وجود دارد.
آیا فاکتورهای خرید لزوماً باید در انبار ثبت شده و سپس از انبار خارج (مصرف) شوند؟
لروماً نیازی به این کار نیست شما می توانید همه خریدها را بعنوان هزینه ثبت کنید و یا ترکیبی از روش انبارداری و هزینه استفاده نمایید. یعنی بعضی کالاها که نیاز به انبارداری و موجودی کالا دارند را در انبار ثبت کنید و بعضی کالاها که نیاز به انبارداری ندارند را بعنوان هزینه ثبت کنید.
آیا امکان انبارداری و گزارش های موجودی کالا در نرم افزار وجود دارد؟
بله امکان معرفی چندین انبار برای پروژه، ثبت یک فاکتور در چند پروژه، امکان ثبت مصرف کالا در پروژه ها، امکان ثبت حواله کالا به پیمانکار، گزارش کالا و مصالح دریافتی توسط پیمانکار، انتقال کالا بین انبار پروژه ها، گزارش موجودی و کاردکس کالا در انبارهای پروژه و... در نرم افزار وجود دارد.
آیا امکان ثبت علی الحساب، مساعده و پیش پرداخت در نرم افزار ممیز وجود دارد؟
بله. امکان ثبت دریافت و پرداخت های علی الحساب و پیش پرداخت وجود دارد و می توان آنها را بعنوان مخارج پروژه لحاظ نمود.
آیا امکان مدیریت حساب شرکاء، تنخواه داران و چک ها در نرم افزار ساختمان سازی ممیز وجود دارد؟
بله. همه این موارد در نرم افزار انجام می شود. مثلاً علاوه بر کنترل گردش حساب تنخواه در یک یا چند پروژه، می توانید مانده یک تنخواه خاص را نیز پیگیری نمایید. مثلاً 1000 ریال در یک تاریخ خاص به یک تنخواه دار پرداخت شده می توانیم ببینیم این 1000 ریال در کجا و برای چه هزینه های مصرف شده است.
آیا دریافت گزارش های بهام تمام شده و سود و زیان به سادگی انجام می شود یا نیاز به جستجو و فیلتر کردن هست؟
قابلیت مهمی که در نرم افزار ممیز وجود دارد این است که این گزارش ها قابل ذخیره شدن بوده و بصورت پیش فرض هم در نرم افزار وجود دارند. بنابراین به سادگی و با یک کلیک می توان گزارش های مورد نظر را دریافت نمود. بدون نیاز به اطلاعات حسابداری یا دانستن کدینگ حسابها.
مقالات مرتبط:
دانلود رایگان نسخه آزمایشی
لیست امکانات نرم افزار حسابداری ساختمان سازی و پیمانکاری + کاتالوگ و لیست قیمت
مدیریت پیمان چیست؟
